Chacun connaît la frustration de se retrouver face à un photocopieur hors-service. Le copieur étant la machine la plus sollicitée de l’entreprise, il est nécessaire de s’équiper de solutions fiables et d’un service après-vente doté d’une réactivité immédiate.
Mais comment s’en assurer ?
Voici quelques conseils donnés par GCS, fournisseur d’imprimantes professionnelles en Belgique, pour choisir en toute objectivité.
Le choix d’un copieurs
Aujourd’hui, quelle que soit l’entreprise ou son activité, l’efficacité repose sur l’optimisation des stratégies et des usages.
Puisque le copieur est l’outil le plus sollicité de l’action administrative, il est nécessaire de le gérer de façon rigoureuse.
Le choix de la machine doit donc reposer sur les moyens de mesurer l’activité du copieur par son gestionnaire.
Quel est votre profil d’utilisateur ?
C’est la première question à se poser. Le type d’entreprise représente un profil en général comparable à d’autres par le type d’activité qu’elle mène. On peut donc filtrer rapidement le type de besoins et donc le type de machine dont vous avez besoin. Mais une entreprise n’est pas l’autre et chacune a ses propres besoins.
Par exemple : l’une produit un petit journal d’entreprise mensuel alors que d’autres impriment des toute-boites publicitaire, elle-même un profil et que les utilisateurs en interne.
Avec la taille du parc de machines installées par GCS en Belgique, nous étudions et adaptons en permanence notre approche des solutions les plus appropriées pour votre activité.
Par notre expérience, nous pouvons vous accompagner dans le meilleur choix de machine en fonction de votre activité, de vos besoins et de votre budget.
Chez GCS, nous travaillons avec la solution PageScope Entreprise Suite en combinaison avec des copieurs Ricoh. Cette solution permet aux gestionnaires de surveiller et mesurer efficacement leurs opérations au quotidien en offrant des solutions de gestion des configurations, des compteurs, des droits, des utilisateurs et des impressions.
Entreprise Suite se compose de 5 modules :
1. NetCare Device Manager : pour centraliser l’information de toutes les machines en un seul tableau de bord ;
2. Authentification Manager : un outil pour gérer les utilisateurs et leurs droits ;
3. Account Manager : le cœur de l’outil qui permet de générer automatiquement les rapports sur le parc machine ;
4. MyPrint Manager : un formidable outil de gestion des files d’attentes et des paramètres d’impression de chaque utilisateur. MyPrint Manager permet d’introduire des politiques d’impressions et de limiter certains usages comme les impressions de pages web ou d’emails (très utile pour le bilan carbone) ;
5. MyPanel Manager : pour personnaliser chaque écran de commande, selon le type de machine et les préférences des utilisateurs.
Deux exemples
Scan-to-Me qui permet de numériser et d’envoyer directement le mail à l’adresse de l’utilisateur.
Scan-to-Home qui va enregistrer le document dans le répertoire personnel de l’utilisateur. Une efficacité redoutable et des gains de temps notables.
L’entretien des copieurs
Un copieur n’est pas une imprimante de bureau. Cette confusion fait que la plupart des acquéreurs de photocopieurs ne mettent pas ce point en évidence lors de l’acquisition de leur machine.
Un copieur est une machine qui comporte beaucoup de parties mécaniques permettant d’attraper une feuille et de la guider jusqu’à la sortie de la phase d’impression. Le nombre de pièces en jeu est important et est donc source de pannes potentielles. Et les pannes arrivent toujours au mauvais moment, c’est connu.
C’est pour cela que les entretiens font toujours partie de la réflexion à avoir avant l’acquisition d’un copieur. Les entretiens réguliers réduisent les risques de panne.
Délai d’intervention : 4 heures
Et s’il y a une panne ? Il faut alors qu’un technicien passe chez vous pour réparer votre machine.
Le délai d’intervention d’un technicien est critique pour certaines activités de l’entreprise mais ce n’est pas tout. En effet, si le technicien arrive vite mais sans la pièce nécessaire, à quoi bon ?
Chez GCS, tous nos techniciens sont équipés d’un « car-kit », un stock de pièces qui intègre 99% des pièces les plus remplacées sur les copieurs Konica, Minolta, Develop et Ricoh. Cela veut dire que le premier passage de notre technicien est le bon.
Et si ce n’est pas le cas ? Dès que notre technicien constate qu’il n’a pas la pièce, il la commande à notre centrale. Dans la nuit, la pièce est ajoutée à son « car-kit » et le technicien reviendra le lendemain pour finaliser son intervention sur votre machine.
Les statistiques parlent pour nous : 99% des 20.000 dernières interventions ont été réalisée en moins de 4 heures ouvrables. Avec GCS, vous pouvez bénéficier du service de réparation le plus rapide du marché.
Aide à la décision
Pour choisir un bon copieur, il faut donc réfléchir à plusieurs points essentiels :
• Le choix de la machine ;
• Votre profil d’utilisateur ;
• Les solutions de gestion des machines ;
• L’entretien des machines ;
• Les délais d’intervention et de réparation réelle de vos machines