Si votre entreprise fait face à des besoins en impressions aussi soudain que nécessaires, il devient urgent d’adapter vos capacités de production. L’exercice devient très facile si vous avez envisagez la location d’un photocopieur. Voyons les avantages de cette solution avec GCS, fournisseur d’imprimantes professionnelles en Belgique.

La location d’un photocopieur : la solution intelligente

En louant un copieur, votre entreprise profite d’avantages fiscaux et comptables intéressants :

• Votre trésorerie se maintient sans emprunts bancaires ou ponctions dans les capitaux propres de l’entreprise ;
• Considérée comme une charge, la location d’un copieur est déductible à 100% ;
• Tranquillité avec la TVA, qui est intégrée au loyer de la machine et est normalement prise en compte dans votre comptabilité ;
• L’impôt des sociétés permet de déduire entièrement les charges liées à une location de machine

La location d’un photocopieur est une formule très souple

A la fin de la période de location, vous pouvez choisir de remplacer votre machine par un modèle plus récent. En collaboration avec nos conseillers, vous établirez le choix de la machine en rapport avec les usages et volumes imprimés effectués par la machine précédente.

Les prestations de services intégrées

Autre atout dans vos mains : les prestations de services liées au photocopieur sont intégrées dans l’offre de location. Ces prestations de maintenance, d’approvisionnement en toner et les interventions techniques, en ce compris les remplacement de pièces d’usure sont intégrées au contrat de location.

En vous préservant des soucis techniques et administratifs, la location d’un photocopieur copieur vous offre une tranquillité que vous allez apprécier.

Location d’un photocopieur : les imprévus sont prévus

Et si votre entreprise génère une activité extraordinaire de plusieurs mois et dépasse les prévisions du contrat de location en volume d’impressions mensuelles ?
Aucun problème : les locations sont prévues pour être adaptées en cours de contrat et permettent de faire face au mieux les réalités de la vie d’une entreprise.

Vous envisagez la location d’un photocopieur ? Les conseillers de GCS vous aideront à faire le choix le plus adapté à vos besoins.

L’achat ou la location de votre imprimante de bureau conditionne la qualité de votre travail et la souplesse d’exécution des tâches qui vous incombent tout au long de votre journée. Choisir une imprimante professionnelle adaptée à vos besoins, ainsi qu’à l’évolution des technologies permet de vous offrir une garantie de tranquillité dans votre cœur de métier. Apprenez-en plus avec GCS, fournisseur d’imprimantes professionnelles en Belgique.

Imprimante professionnelle : déterminez vos besoins

La première question à vous poser concerne les utilisateurs de l’imprimante.

Un rapide audit des besoins des travailleurs doit avoir la priorité par rapport à une analyse des coûts. Cette étape permet d’offrir un meilleur service d’impression et un meilleur confort de travail aux utilisateurs.

Mal nécessaire, il faut donc analyser les services de votre entreprise, comprendre leurs modes de fonctionnement et leurs usages pour répondre correctement aux flux de travail nécessaires à la bonne marche de l’entreprise :

• quand faut-il imprimer
• fait-on usage des fax, des scanners
• combien d’impressions sont réalisées
• quels types de papiers sont utilisés et pourquoi
• quels volumes globaux d’impression sont générés
• a-t-on besoin de couleur, de reliure, d’agrafage, etc

L’analyse de l’usage des imprimantes professionnelles permet de découvrir de nombreuses manipulations erronées, des gaspillages, de la méconnaissance de fonctions.

Il peut donc en découler une meilleure gestion globale de l’impression et une réduction des coûts appréciable, et ce, avant même le choix d’une nouvelle machine.

La réduction des coûts

Après la phase d’audit vient l’heure des choix.
Alors que dans nombre d’entreprises la taille des imprimantes est souvent surévaluée, il est intéressant de faire correspondre les besoins réels au parc des machines nécessaires.

Par exemple, il n’est pas nécessaire de doter chaque service d’imprimantes professionnelles A3-couleur si ce type d’impression est peu utilisé. Autant doter chaque service d’imprimantes noir et blanc, plus économiques, et autoriser l’impression couleur sur une imprimante centrale qui sera, dès lors, plus sollicitée et plus rentable.

Développez une stratégie d’impression

On le voit, plus qu’une analyse des coûts, le choix d’une imprimante professionnelle est une question de gestion des besoins réels.

Pour vous aider à faire la meilleure sélection et à développer de nouvelles stratégies d’impression au sein de votre entreprise, GCS vous encadre dans la réalisation d’un audit de la situation existante.
GCS développe avec vous des nouvelles approches techniques comme le scan-to-mail ou les stratégies zéro papier.
En procédant de la sorte, vous anticipez l’avenir et maîtrisez les coûts tout en améliorant votre offre de service et le confort des utilisateurs.

Si vous envisagez l’achat d’une imprimante professionnelle, les conseillers GCS vous aideront à faire le choix le plus adapté à vos besoins.

Le leasing d’une imprimante présente des avantages fiscaux et comptables que vous avez tout intérêt à considérer lors de votre recherche d’un nouvel équipement d’impression. Un rapide tour d’horizon pourrait vite vous faire pencher en faveur du leasing. Apprenez-en plus avec GCS, fournisseur d’imprimantes professionnelles en Belgique.

L’acquisition d’une imprimante

Acquérir une première imprimante ou renouveler une machine un peu ancienne, au fond, c’est la même démarche. Posez-vous d’abord la question de vos besoins réels en termes de production tels que les quantités mensuelles à imprimer, les besoins d’acquisition de documents (copie, scanner), l’usage de l’équipement en individuel ou en groupe.

Lorsque cette étape de ciblage des besoins est assurée, vous devez faire face à vos capacités financières pour acquérir la machine de vos rêves et, surtout, à l’intégration de ses coûts dans votre comptabilité. C’est à ce moment qu’entre en jeu l’option du leasing d’imprimante et les avantages fiscaux et comptables qu’il présente.

On trouve deux formes habituelles de leasing

• le leasing financier
• le leasing opérationnel.

Le leasing financier

Le leasing financier se distingue d’un leasing opérationnel par l’option d’achat final qu’il implique. À la fin du leasing financier, vous avez, en effet, la possibilité d’acquérir l’imprimante pour une somme définie par contrat lors de la signature du leasing. Il s’agit d’un pourcentage défini du prix d’achat ou d’une somme résiduelle à régler en fin de contrat.

Le leasing financier n’est pas lié à une offre de services d’entretien (pour cela, vous pouvez choisir un prestataire selon votre convenance.)

Chez GCS, lorsque vous prenez un contrat de leasing d’imprimante, vous pouvez demander d’y adosser un ensemble de services full-omnium afin d’assurer l’entretien régulier de votre imprimante.

Le leasing opérationnel

Pour vous garantir une qualité constante et une disponibilité à toute épreuve, votre imprimante doit être entretenue avec régularité.

Le leasing opérationnel intègre l’ensemble des charges que sont les entretiens, les réparations ou l’assistance technique. Ces charges opérationnelles sont reprises par la société de leasing et pas par votre entreprise.
En échange d’un paiement mensuel all-inclusive vous utilisez la machine en toute tranquillité.

Les avantages comptables

Inutile de vider votre trésorerie pour acquérir une imprimante : le leasing vous permet de vous équiper en échange d’un paiement mensuel et, selon le type de leasing, comprend ou non une offre de service d’entretien.

Fiscalement, ces charges de leasing sont déductibles et représentent un avantage non négligeable.

 

Alors, convaincu de l’intérêt du leasing d’imprimante ?

Si vous envisagez l’acquisition d’une imprimante en leasing : les conseillers GCS vous aideront à faire le choix le plus adapté à vos besoins.
Appelez-les au 010 23 28 30

Chacun connaît la frustration de se retrouver face à un photocopieur hors-service. Le copieur étant la machine la plus sollicitée de l’entreprise, il est nécessaire de s’équiper de solutions fiables et d’un service après-vente doté d’une réactivité immédiate.
Mais comment s’en assurer ?
Voici quelques conseils donnés par GCS, fournisseur d’imprimantes professionnelles en Belgique, pour choisir en toute objectivité.

Le choix d’un copieurs

Aujourd’hui, quelle que soit l’entreprise ou son activité, l’efficacité repose sur l’optimisation des stratégies et des usages.

Puisque le copieur est l’outil le plus sollicité de l’action administrative, il est nécessaire de le gérer de façon rigoureuse.

Le choix de la machine doit donc reposer sur les moyens de mesurer l’activité du copieur par son gestionnaire.

Quel est votre profil d’utilisateur ?

C’est la première question à se poser. Le type d’entreprise représente un profil en général comparable à d’autres par le type d’activité qu’elle mène. On peut donc filtrer rapidement le type de besoins et donc le type de machine dont vous avez besoin. Mais une entreprise n’est pas l’autre et chacune a ses propres besoins.

Par exemple : l’une produit un petit journal d’entreprise mensuel alors que d’autres impriment des toute-boites publicitaire, elle-même un profil et que les utilisateurs en interne.

Avec la taille du parc de machines installées par GCS en Belgique, nous étudions et adaptons en permanence notre approche des solutions les plus appropriées pour votre activité.
Par notre expérience, nous pouvons vous accompagner dans le meilleur choix de machine en fonction de votre activité, de vos besoins et de votre budget.

Chez GCS, nous travaillons avec la solution PageScope Entreprise Suite en combinaison avec des copieurs Ricoh. Cette solution permet aux gestionnaires de surveiller et mesurer efficacement leurs opérations au quotidien en offrant des solutions de gestion des configurations, des compteurs, des droits, des utilisateurs et des impressions.

Entreprise Suite se compose de 5 modules :
1. NetCare Device Manager : pour centraliser l’information de toutes les machines en un seul tableau de bord ;
2. Authentification Manager : un outil pour gérer les utilisateurs et leurs droits ;
3. Account Manager : le cœur de l’outil qui permet de générer automatiquement les rapports sur le parc machine ;
4. MyPrint Manager : un formidable outil de gestion des files d’attentes et des paramètres d’impression de chaque utilisateur. MyPrint Manager permet d’introduire des politiques d’impressions et de limiter certains usages comme les impressions de pages web ou d’emails (très utile pour le bilan carbone) ;
5. MyPanel Manager : pour personnaliser chaque écran de commande, selon le type de machine et les préférences des utilisateurs.
Deux exemples
Scan-to-Me qui permet de numériser et d’envoyer directement le mail à l’adresse de l’utilisateur.
Scan-to-Home qui va enregistrer le document dans le répertoire personnel de l’utilisateur. Une efficacité redoutable et des gains de temps notables.

L’entretien des copieurs

Un copieur n’est pas une imprimante de bureau. Cette confusion fait que la plupart des acquéreurs de photocopieurs ne mettent pas ce point en évidence lors de l’acquisition de leur machine.
Un copieur est une machine qui comporte beaucoup de parties mécaniques permettant d’attraper une feuille et de la guider jusqu’à la sortie de la phase d’impression. Le nombre de pièces en jeu est important et est donc source de pannes potentielles. Et les pannes arrivent toujours au mauvais moment, c’est connu.

C’est pour cela que les entretiens font toujours partie de la réflexion à avoir avant l’acquisition d’un copieur. Les entretiens réguliers réduisent les risques de panne.

Délai d’intervention : 4 heures

Et s’il y a une panne ? Il faut alors qu’un technicien passe chez vous pour réparer votre machine.

Le délai d’intervention d’un technicien est critique pour certaines activités de l’entreprise mais ce n’est pas tout. En effet, si le technicien arrive vite mais sans la pièce nécessaire, à quoi bon ?

Chez GCS, tous nos techniciens sont équipés d’un « car-kit », un stock de pièces qui intègre 99% des pièces les plus remplacées sur les copieurs Konica, Minolta, Develop et Ricoh. Cela veut dire que le premier passage de notre technicien est le bon.

Et si ce n’est pas le cas ? Dès que notre technicien constate qu’il n’a pas la pièce, il la commande à notre centrale. Dans la nuit, la pièce est ajoutée à son « car-kit » et le technicien reviendra le lendemain pour finaliser son intervention sur votre machine.

Les statistiques parlent pour nous : 99% des 20.000 dernières interventions ont été réalisée en moins de 4 heures ouvrables. Avec GCS, vous pouvez bénéficier du service de réparation le plus rapide du marché.

Aide à la décision

Pour choisir un bon copieur, il faut donc réfléchir à plusieurs points essentiels :
• Le choix de la machine ;
• Votre profil d’utilisateur ;
• Les solutions de gestion des machines ;
• L’entretien des machines ;
• Les délais d’intervention et de réparation réelle de vos machines