De plus en plus de PME se dirigent vers des solutions « no paper » pour répondre à des besoins d’archivage ou de gestion documentaire. L’acquisition du bon copieur peut booster ces nouvelles possibilités au sein de votre entreprise. GCS, fournisseur d’imprimantes professionnelles en Belgique, vous apporte son expertise pour une transition en douceur.
Copieurs : vers le no paper
Dans les entreprises, la communication a fort évolué depuis la standardisation de l’usage d’Internet.
Quelle PME d’aujourd’hui envoie encore ses devis ou ses propositions de contrats par voie postale ?
De nos jours, tout ou presque passe par l’envoi de mails aux fournisseurs et aux clients. Et la plupart des documents sont disponibles par simple recherche au cœur des sites web du monde entier.
Une réponse écologique à l’usage du papier
Supprimer totalement l’usage du papier apporte une réponse pertinente aux problèmes écologiques :
- plus besoin de papier et de toner,
- moins de livraisons et d’envois postaux,
- réduction des déplacements,
- diminution du gaspillage de papier et
- réduction des volumes de déchets.
Le site Planetoscope.com affiche qu’en 2015, les entreprises françaises ont dépensé 400 millions d’euros en impressions inutiles.
S’intéresser à ces coûts devenus tellement anodins dans les entreprises vaut son pesant d’or. Dans les administrations, le papier représenterait 80% des déchets.
C’est dire !
Mais tout cela oblige l’entreprise à développer de nouvelles façons de travailler souvent fort complexes et pour lesquelles une réponse mixte papier et digital est un compromis tout a fait fonctionnel.
Un copieur scanner au cœur de l’entreprise
Avec un copieur permettant de scanner des documents, l’entreprise se voit dotée d’un outil remarquable pour entamer sa transition vers le « no paper ».
La constante évolution de la communication numérique des PME amène les directions d’entreprises à se pencher vers des solutions de numérisation intégrées pour lesquelles GCS vous procure des réponses performantes en achat ou en location.
Avec des machines cumulant les fonctions d’imprimante, de copieur, de scanner et de fax, GCS vous apporte la solution parfaite pour vos process bureautiques.
Archivez et manipulez vos documents
Selon la taille de votre structure, GCS vous propose des solutions de gestion documentaire adaptées et modulaires permettant :
- l’acquisition de documents,
- la reconnaissance de caractères (OCR),
- la conversion vers des documents Word ou Excel vers du PDF,
- la recherche dans les documents et la gestion des PDF avec placement de code-barre ou de méta-données pour une automatisation plus poussée de volumes importants de documents.
Plusieurs produits sont disponibles chez GCS :
• Unity Document Suite pour les structures de 1 à 3 personnes ;
• Convert-Share pour des groupes de travail de 3 à 10 personnes ;
• Pour plus de 10 personnes, GCS détermine avec vous la solution
qui s’intégrera le mieux à votre structure.
GCS : un service tout compris
Enfin, GCS assure la livraison, l’installation et la configuration de votre machine.
Une fois votre copieur installé, GCS forme votre personnel pour vous permettre de l’utiliser à 100% de son potentiel.
Pour trouver le copieur-scanner le mieux adapté à vos besoins, il vous suffit de contacter nos conseillers au 010 23 28 30.